با بررسی فرآیند برنامه ریزی و نتایج بدست آمده در کشور و به خصوص تجربه برنامه ریزی پس از انقلاب اسلامی و نتایج حاصل از سه برنامه توسعه ، وجود خلاء هایی در نظام برنامه ریزی کشور احساس می شود .

با توجه به فرآیند برنامه ریزی در کشور ، به وضوح مشاهده می گردد که این فرآیند اغلب تا مرحله اجرای برنامه طراحی شده و به یکی از مهمترین مراحل فرآیند برنامه ریزی ، یعنی نظارت و ارزیابی حین و پس از اجرا ، چنان که باید در نظام برنامه ریزی توسعه ای مورد توجه قرار گیرد ، توجه نشده است و تنها روش نظارت و ارزیابی که پس از اجرای برنامه ها در ایران به صورت رسمی وجود دارد ، ارزیابی بودجه ای برنامه ها است ، بدین معنی که سازمان های مسئول نظارت بر عملکرد دستگا ههای اجرایی زیر مجموعه دولت ، تنها با رویکرد تخصیص و مصارف بودجه به برنامه ها نگاه کرده و بعلت عدم توجه به زمان عملاً بصورت ناکارآمد می باشد و کمتر مشاهده می شود که به سیاستها و استراتژی های ارائه شده در برنامه ها توجه شود و با استخراج کاستی ها و قوت های آنها ، این مورد در برنامه های بعدی مورد استفاده قرار گرفته باشد و الگویی مناسب برای برنامه ریزی کشور ارائه گردد .
اهمیت موضوع زمانی برجسته می شود که در حال حاضر در سال چهارم برنامه چهارم توسعه قرار داریم و از طرفی سیاستهای کلی برنامه پنجم توسعه تدوین شده و عدم اجرای دقیق ، علمی و به موقع ارزیابی عملکرد در دستگاههای اجرایی باعث خواهد شد که شکاف عظیمی بین برنامه های توسعه بوجود آید و در نتیجه تحقق برنامه های توسعه و به تبع آن چشم انداز کشور عملی نشود .
دستگاههای اجرایی اعم از وزارتخانه‌ها ، سازمان‌ها ،‌ موسسات ، شرکتهای دولتی و ... به عنوان واحدهای صف و ستاد با هر ماموریت ، رسالت ، اهداف وچشم اندازی که دارند نهایتاً در یک قلمرو ملی و یا بین المللی عمل می کنند و با توجه به وظایف ، مسئولیت‌ها و منابع در اختیار هر یک از واحدها ملزم به پاسخگویی به مشتریان، ارباب رجوع و ذینفعان هستند.
ارزیابی عملکرد یکی از مهمترین فرآیندهای راهبردی است که ضمن ارتفاء پاسخگویی میزان تحقق اهداف و برنامه‌های هر سازمان را مشخص می‌کند ارزیابی به عنوان یکی از فعالیتهای کلیدی و از عناصر اصلی مدیریت به شمار می‌رود و ابزاری است کارآمد که مدیر و کارکنان از طریق آن به نقاط قوت و ضعف سازمان پی برده و با ریشه‌یابی آنها اقدامات اصلاحی جهت بهبود عملکرد را انجام می‌دهد.
ارزیابی و نظارت بر کیفیت و اثربخشی مدیریت و عملکرد آن عامل تعیین کننده و حیاتی تحقق برنامه های توسعه و رفاه جامعه است. ارائه خدمات و تولید محصولات متعدد و تامین هزینه ها از محل منابع ، حساسیت کافی را برای بررسی تحقق اهداف ، بهبود مستمر کیفیت ، ارتقای رضایتمندی مشتری و شهروندان، عملکرد سازمان و مدیریت و کارکنان را ایجاد کرده است. درصورتی که ارزیابی عملکرد با دیدگاه فرایندی و بطور صحیح و مستمر انجام شود، در بخش دولتی موجب ارتقا و پاسخگویی دستگاههای اجرایی و اعتماد عمومی به عملکرد سازمانها و کارایی و اثربخشی دولت می شود. در بخش غیردولتی نیز موجب ارتقای مدیریت منابع، رضایت مشتری، کمک به توسعه ملی، ایجاد قابلیتهای جدید، پایداری و ارتقای کلاس جهانی شرکتها و موسسات می شود.
در همین راستا در سازمان منطقه آزاد تجاری - صنعتی ارس با تدبیر مدیر عامل سازمان و با پیشنهاد سازنده معاونت طرح و برنامه واحدی تحت عنوان واحد ارزیابی عملکرد و آمار و اطلاعات بعنوان زیر مجموعه ای از واحد مدیریت سیستم ها و روشها تعریف شده که ضمن ارزیابی عملکرد سازمان و گزارش انحرافات احتمالی از چشم انداز سازمان با سازماندهی ، متمرکز سازی ، بروز رسانی و تحلیل داده ها بمنظور تولید مهمترین مولفه تصمیم گیری و برنامه ریزی مدیران ارشد سازمان قدم بردارد و امید است با لطف الهی با راه اندازی سیستم یکپارچه شبکه ارتباطی سازمان و با همکاری سازنده واحد های متشکله سازمان در آینده نه چندان دور در جهت رشد و ارتقای سازمان نقش آفرینی نماید بهمین منظور در ذیل ضمن تعریف علمی ارزیابی عملکرد توضیح اجمالی در زمینه ارزیابی عملکرد سازمانها ارائه می شود :

تعریف ارزیابی عملکرد:
ارزيابي عملكرد عبارتست از يك سيستم بازخور كه دربرگيرنده ارزيابي مستقيم عملكرد اشخاص ، واحدها و سازمانها مي باشد. که می توان بعنوان جزء لاینفک هر نوع فعالیت و کار اجرایی از آن نام برد .

دیدگاههای مختلف در بحث ارزیابی عملکرد :
مباحث ارزیابی عملکرد را می توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه اساسی سنتی و نو در این باره وجود دارد. دیدگاه سنتی، قضاوت و یادآوری عملکرد و کنترل ارزیابی شونده را هدف قرار داده و سبک دستوری دارد. این دیدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زمانی گذشته است و با مقتضیات گذشته نیز شکل گرفته است.
دیدگاه نو، آموزش، رشد و توسعه ظرفیت های ارزیابی شونده، بهبود و بهسازی افراد و سازمان و عملکرد آن، ارائه خدمات مشاوره ای و مشارکت عمومی ذینفعان ، ایجاد انگیزش و مسئولیت پذیری برای بهبود کیفیت و بهینه سازی فعالیت ها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط ضعف و قوت و تعالی سازمانی تشکیل می دهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصر بوده و به ارزیابی سیستمی عملکرد با استفاده از تکنیک ها و روش های مدرن، توسعه پیدا می کند. حوزه تحت پوشش اندازه گیری عملکرد می تواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرآیند و کارکنان باشد.
سطح ارزیابی عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد بطوری که امروزه در بخشهای مدیریت منابع انسانی متداول است، ارزشیابی شایستگی کارکنان با معیارهای مختلف در سازمانها انجام می شود.
سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزیی از سیستم کل می باشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه جانبه و استراتژی ها و آرمان های سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع می باشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش برنده و پویا خواهد بود.

ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد
بهبود مستمر عملکرد سازمانها، نیروی عظیم هم افزایی (Synergy) ایجاد می کند که این نیروها می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت های تعالی سازمانی شود. دولتها و سازمانها و موسسات تلاش جلو برنده ای را در این مورد اعمال می کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالشهای پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرا سیاستهای تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه گیری و ارزیابی امکان پذیر نیست.
لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه گیری می گوید: «هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید»
علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هرچه را که نتوانیم اندازه گیری کنیم نمی توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی باشد.

هدف ارزيابي عملكرد سازمان های دولتی:
امر ارزيابي عملكرد ساز مان های دولت با اين هدف صورت مي گيرد كه فرايند هدفگذاري صحيح توسعه يافته ، فرايند بهبود دائمي تقويت يافته ، مديريت امور و توسعه مديريت علمي بهبود يابد ، استفاده بهينه از منابع به خصوص منابع انساني (كه امروزه مهمترين سرمايه تاثيرگذار در فرايند توسعه است) و ارتقا توان دستيابي به اهداف و در نتيجه اثربخشي آنها ميسر گشته ، تصميم گيري ها دقيق تر گشته ، مشاركت جامعه با مجموعه دولت و دستگاه هاي اجرايي افزايش يافته و در نهايت پذيرش تغيير و تحول در جامعه و به تبع آن در مجموعه دولت نهادينه گردد.

فرآیند ارزیابی عملکرد
هر فرایندی شامل مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار می باشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت های ذیل ضروری می باشد.

1.  تدوين و يا بررسي رسالتها، ماموريتها، اهداف كلان و استراتژيها
2.  تدوين و تنظيم شاخصهاي ارزيابي عملكرد
3.  تدوين و برقراري معيارهاي (استانداردها) عملكردي مرتبط با شاخصهاي ارزيابي
4.  ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصهاي ارزيابي به ارزيابي شونده
5.  اندازه گيري عملكرد واقعي
6.  مقايسه عملكرد واقعي با استانداردهاي هر شاخص
7.  اعلام نتايج و نحوه نيل به آنها به ارزيابي شونده
8.  اقدام به منظور بكارگيري عمليات اصلاحي جهت بهبود مستمر عملكرد ارزيابي شونده از طريق مكانيسم بازخورد.

تدوین شاخصها کلیدی ترین فعالیت در امر ارزیابی عملکرد :
شاخص ها مسیر حرکت سازمانها را برای رسیدن به اهداف مشخص می کند. نگاه اول در تدوین شاخص ها متوجه چشم انداز (Vision) و ماموریت (Mision) و اهداف کلان ، راهبردهای بلندمدت و کوتاه مدت و برنامه های عملیاتی و به فعالیت های اصلی متمرکز می شود. در مورد سازمان منطقه آزاد ارس اگر بخواهیم بصورت بومی تر بیان نماییم منابع احصاء و اقتباس برای تدوین شاخص های ارزیابی عملکرد چشم انداز بیست ساله کشور ، برنامه های توسعه پنج ساله ، سند توسعه استان آذربایجان شرقی و اهداف کمی تعیین شده برای سازمان در پایان برنامه های توسعه می باشد.
ویژگی شاخص های ارزیابی عملکرد :
شاخص های ارزیابی عملکرد تدوین شده باید ویژگی یک سیستم SMART & D را داشته باشند.
▪ (Specific) S: مخصوص، معین و مشخص باشد. یعنی شاخص جامع و مانع، شفاف و ساده و واضح و رسا و صریح باشد بطوریکه برداشت یکسانی از مفاهیم ایجاد نماید.
▪ (Measurable) M : قابل اندازه گیری باشد. سنجش آنها به سادگی مقدور باشد. یعنی علاوه بر عملکرد کمی، قابلیت تعریف عملکرد کیفی شاخص در قالب های متغیر کمی را نیز داشته باشد.
▪ (Achievable) A :قابل دستیابی باشد.
▪ (Realestic) R: واقع گرایانه باشد. یعنی با فعالیت ها و ماموریت ها و خط مشی و راهبردهای واقعی سازمان و با حوزه های حساس و کلیدی عملکرد سازمان مرتبط باشد.
▪ Time frame) T ( : چهارچوب و محدوده زمانی، یعنی شاخص دوره ارزیابی معین داشته باشد.
▪ (Database) D: بانک اطلاعاتی، یعنی داده ها و اطلاعات لازم و مربوط به شاخص وجود داشته باشد.
اهم مسائل و مشكلات موجود در اجراي فرآیند ارزیابی عملکرد در سازمانها :

• فقدان تجربه قبلي در اين زمينه
• فقدان سيستم ارزيابي عملكرد در سطوح بالاتر
• عدم آشنايي مديران واحدها با نظام ارزيابي عملكرد
• ضرورت آموزش اوليه مديران و انتخاب و آموزش رابطين در هر يك از واحدهاي تابعه بمنظوراستخراج شاخصهاي عملكردي هر واحد
• فقدان برنامه استراتژيك مدون و كامل در سطح سازمانها كه واجد اهداف كمي، استانداردها و شاخصهاي سنجش علمي جهت بررسي عملكرد سازمان و هدف گذاري هاي مورد نظر در تمام ابعاد باشد.

مشخصات نظارت و ارزیابی اثربخش :

•  به موقع باشد.
• واقع بينانه باشد.
• براي همه باشد.
• دائمي و پويا باشد نه مقطعي و موردي.
• مقرون به صرفه باشد.
• برنامه ريزي شده باشد.
• بر ريشه‌ها وعلت‌ها متمركز شود.
• در ابتدا و حين اجراي فرآيند باشد نه در انتهاي فرآيند.
• كنترل كننده بايد متخصص و متعهد باشد.
• كنترل در گلوگاه‌ها بايد انجام شود.
• هدف اصلاح و بهبودي باشد.
• بهترين شيوه كنترل داخلي است.
• كنترل كننده مورد قبولي و پذيرش باشد.
• در نظارت به دنبال شناسايي فرد خاطي نباشيد بلكه به دنبال خطاي سيستم باشيد.

مزاياي كنترل و نظارت :

• جلوگيري از انحراف
• اصلاح به موقعپ
• ايجاد نظم در انجام وظايف
• شناسايي نقاط قوت و ضعف
• ايجاد سيستم عادلانه پاداش و تنبيه
• كنترل و تخصيص بهينه منابع
• كاهش ضايعات
• افزايش اميد به پيشرفت برنامه ها

سخن پایانی :
همان گونه که مستحضرید مناطق آزاد در ایران یکی از مهمترین اقدامات دولت در جهت جهانی شدن است . کلاس جهانی یعنی قابلیت رقابت با بهترین بهترین ها ، کلاس جهانی یعنی بالندگی در کیفیت ، هزینه ، سرعت . کلاس جهانی یعنی سازمان یادگیرنده ، بهبود مستمر . کلاس جهانی یعنی نگاه سیستمی داشتن و سازمان را بعنوان سیستم یکپارچه در نظر گرفتن ، سازمان های کلاس جهانی در تکاپوی مداوم تغییرات محیطی هستند و با شناخت نقاط قوت و ضعف خود در استفاده از فرصتها و مقابله با تهدیدات برنامه ریزی می کنند بنابراین بر خلاف دید سنتی حاکم واحد ارزیابی عملکرد نه تنها باعث کند شدن فعالیت سازمان نمی شود بلکه بعنوان بازخور در یک سازمان سیستمی یادگیرنده باعث می شود که مدیران ارشد سازمان در یک محیط متلاطم و در حال تغییر بتوانند نتایج فعالیتها و به تبع آن نقاط قوت و ضعف سازمان را بخوبی درک نمایند و تصمیمات اساسی و به موقع را جهت رقابت در دهکده جهانی اتخاذ نمایند .

یوسف داداش زاده
کارشناس ارشد ارزیابی عملکرد سازمان منطقه آزاد ارس